Assistant de Direction H/F - 2A

GROUPE RIFSEEP 3:
Assistant de direction - ADM0005A
Gestionnaire budgétaire et comptable - GBF002A
Chargé débits de boisson - AM243

Vos activités principales
Secrétariat du sous-préfet et du secrétaire général :
- Gestion de l'agenda du Sous-Préfet : point de contact unique pour l'organisation des rendez-vous, la planification des réunions, ainsi que la programmation des COPIL et COTECH pour l'ensemble des sujets concernant le Sous-Préfet.
- Préparation des dossiers avant les réunions (création ou préparation liens visio, sollicitation des services contributeurs, centralisation des éléments et notes, constitution du dossier...).
- Suivi post-réunion : rédaction de comptes rendus et transmission aux participants.
- Accueil des visiteurs du sous-préfet et du secrétaire général : installation, préparation Visio et mise à disposition de boissons (café, eau et jus).
- Relation à l'usager : mise en forme, rédaction de courriers en réponse aux sollicitations des usagers ou transmission aux services de l'État compétents.
- Gestion des appels téléphoniques : gestion des appels pour le Sous-Préfet et des appels usagers arrivant sur son poste.
- Gestion de la boite mail fonctionnelle de la Sous-Préfecture (****@****.**) : gestion des demandes de mise sous parapheurs pour signature, transfert des mails aux services compétents, réponse aux usagers selon les attendus QUALI ATE et Service Public+, classement, réponse aux sollicitations des autres services de l'État et collectivités le cas échéant.
- Gestion des courriers réservés.
- Renfort en matière de communication au Secrétaire général et son adjoint(e).
Gestionnaire budgétaire et comptable
-Sous la supervision du secrétaire général et de son adjoint(e), prépare et suit le budget de fonctionnement de la sous-préfecture (commandes, facturation, suivi fournisseurs) et de la résidence du sous-préfet.
Gestionnaire Chorus :
- assure le rôle de référente Chorus.
- assure le suivi, la préparation et la saisie des demandes de réservations et de remboursement de frais sur l'interface Chorus. Les dossiers ainsi constitués sont transmis pour validation au sous-préfet, au secrétaire général et à son adjoint(e).
Débit de boisson :
-Suivi du contentieux des débits de boisson :
-Assure le suivi des mutations et des ouvertures des débits de boissons. Fait le lien avec le bureau de la sécurité intérieure pour l'instruction des demandes de transfert et de translation.
- Assiste le secrétaire général ou son adjoint(e) lors des procédures contradictoires préalables à la fermeture administrative ou à l'avertissement des exploitants.
-La fiche de poste peut évoluer en fonction de nouveaux besoins identifiés