Chargée de Communication et Assistante de Direction H/F - Service Public

Encadrement :Oui 1 apprenti

Activités principales : Assistance à la direction et Chargée de communication

Au sein de la DREETS de Corse, sous l'autorité hiérarchique de la directrice régionale, l'assistante de direction:

1.Gère l'organisation matérielle du travail de la directrice régionale.

A ce titre, elle:
- Gère les courriels : gestion de l'ensemble des boîtes de messagerie institutionnelle de la direction ;
- S'occupe de la gestion du temps: Gestion du planning de travail de la direction, des agendas et du suivi des dossiers et échéances ;
- Assure le suivi auprès des services pertinents de la préfecture de Corse ;
- Gère les fonds de dossiers : Préparation des dossiers de travail, récupération des éléments pertinents ;
- Gère les déplacements : préparer les déplacements de la directrice régionale et s'assurer de la gestion des frais.

- Assure le suivi du courrier : transmission, distribution et réponses ;
- Contribue à l'élaboration et à la mise en forme des courriers et livrables ;
- Est en charge du "Circuit parapheur préfecture" : assurer le suivi méthodique de la navette préfecture ;
- Assure les publications au recueil des actes administratifs.

En l'absence de l'assistante du directeur régional délégué :
- Assure l'accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques, orientation des interlocuteurs ;
- Gère la réception des courriers et assure leur répartition vers les différents pôles de la direction. Fait le lien vers les pôles pour qu'ils soient récupérés ;
- Assure le classement et l'archivage ;
- Gère la réservation des salles et des véhicules.

2.Gère la communication interne et externe.

A ce titre, elle:
- Participe à l'élaboration de la stratégie et du plan de communication ou à sa déclinaison territoriale ou sectorielle et assure la synergie des projets ;
- Gère l'ensemble des évènements de la DREETS (internes et externes) en lien avec la directrice régionale et les services métiers et coordonne l'ensemble des acteurs internes et externes ;
- Réalise la lettre interne ;
- Réalise l'ensemble des supports nécessaires (flyers, documents numériques, présentations PPT etc..) ;
- Met en place la carte de visite numérique ;
- Gère le site internet et intranet de la DREETS et contribue à la ligne éditoriale de l'intranet ;
- Assure la publication d'informations sur le site internet ;
- Réalise la veille documentaire ;
- Anime le compte LinkedIn et les réseaux internes et externes ;
- Assure un rôle de conseil en matière de communication.

(E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions)

Connaissances :
Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des pôles et des services de la préfecture: A
Techniques administratives: M
Outils bureautiques et informatiques: M
Système de classement et d'archivage: M

Savoir-faire :
Prendre des notes: A
Réaliser des comptes rendus: A
Organiser des réunions: M
Organiser des évènements (séminaires etc...): M
Nouvelles technologies: M
Publications: M
Communication: M
Veille documentaire: M
classement et d'archivage: M

- Maîtrise rédactionnelle et publication
- Maîtrise des techniques de communication

Savoir-être :
- Autonomie et réactivité indispensables.
- Rigueur, discrétion, loyauté
- Capacités d'organisation
- Etre créatif
- Avoir le sens de la communication
- Avoir le sens de la présentation

• LinkedIn
• PowerPoint
• Techniques de communication
• Compétences rédactionnelles