Administratif - Promotion Interne - Commune de Coti Chiavari H/F - Communes

Intitulé du poste : Gestionnaire d'Etat civil

Direction : DGS
Pôle ou service : Etat civil
Lieu d'exercice : Mairie de Coti Chiavari

Informations administratives

Filière : Administrative
Cadre d'emploi : Rédacteur
Catégorie : B
Régime Indemnitaire : OUI

Astreintes : NON

Conditions d'exercice du poste

Rythme de travail :
- Travail en bureau et guichet d'accueil,
- Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur en cas de situation exceptionnelles (mariage in extremis)
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)

Conditions particulières :
- Forte disponibilité requise sur certaines périodes de l'année
- Devoirs de confidentialités
Facteurs de pénibilité :
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risque de conflits
- Devoirs de confidentialités

Attribution :
- Téléphone : NON
- Ordinateur portable : NON
- Télétravail : OUI
- Délégation de signature (actes, budgets dématérialisés) : NON

Organigramme et interlocuteurs internes et externes

Maire

DGS

Interlocuteurs à l'intérieur de la mairie :
- Elus
- Secrétaire général en charge des ressources, de la population, de la culture et de l'agence communale

Interlocuteurs à l'extérieur de la mairie :
- Elus et autres collectivités
- Usagers
- Fonction publique d'Etat

DESCRIPTIF DU POSTE :
Instruire et rédiger les actes d'état civil (naissance, mariage, décès, adoptions, PACS, changement de nom et/ou de prénom, etc)
Réaliser un accueil physique et téléphonique

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o02a260407000156-administratif-promotion-interne?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Connaissances

Accueil et secrétariat :
- Connaître les différentes techniques de gestion d'un public

Etat-Civil :
- Information générale relative à l'état civil (IGREC)
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
- Progiciel de gestion de l'état civil
- Notions de généalogie
- Procédures d'adoption
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Procédures relatives aux mariages (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
- Droit des étrangers résidant sur le territoire (Attestation d'accueil)
- Tenue des registres
- Différents types de saisine des Tribunaux (TJ)
- Gestion et organisation des cimetières (autorisations afférentes au droit funéraire, attribution de concession, suivi des inhumations...)
- Techniques rédactionnelles administratives
- Logiciels dédiés
- Techniques d'accueil et de régulation
- Techniques d'écoute

Savoir faire

- Réceptionner les déclarations et rédiger les actes d'état civil (déclaration de naissance, décès, etc.)
- Apprécier les demandes au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, titre de séjour, etc.)
- Contrôler l'authenticité des attestation fournies
- Saisine du Procureur à titre de signalement, d'information ou de demande d'instruction
- Accueillir et renseigner le public
- Instruire les différents dossiers en matière d'état civil et mener à leur terme les différentes procédures
- Compléter un livret de famille
- Tenue administrative des registres d'état civil : procès-verbal d'ouverture et de clôture d'un registre, édition des tables annuelles et décennales
- Délivrer sur demande des extraits et copies intégrales d'actes
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- Apposer des mentions et rédiger des courriers

Savoir être

- Avoir le sens de l'organisation
- Avoir le sens de la communication
- Avoir le sens relationnel
- Être Rigoureux
- Savoir s'adapter
- Faire preuve de réactivité
- Être pédagogue

• Accueil de la clientèle
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier