Secrétaire Administratif - Chef de Greffe H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

Composition et effectifs du service : Le greffe est composé de deux pôles : le pôle exécution des peines composé de 3 surveillants pénitentiaires et le pôle application des peines composé de trois adjoints administratifs.

Votre hiérarchie : Placé sous l'autorité directe du Chef d'établissement ou de son adjoint.

Vos interlocuteurs métiers : DISP Marseille - services judiciaires - forces de l'ordre.

Le responsable du greffe met en oeuvre la politique définie par le chef d'établissement en conformité avec les orientations nationales. Il participe à l'exécution des décisions et des sentences pénales.

Les principales missions du responsable du service du greffe, sous le contrôle et l'autorité du directeur référent greffe et du personnel de direction sont :

Contrôle:

• Des dossiers pénaux traités par les agents du greffe
• Des dossiers pénaux transferts et libérables
• De toutes modifications des situations pénales
• Des titres arrivant à expiration

Gestion:

• Du courrier externe: répartition, distribution, suivi
• Des statistiques
• Des personnes détenues éligibles à la surveillance judiciaire, au PSEM
• Droits de tirage
• Des archives (versement ou destruction)
• Des libérables article 741.1 et D545
• Des imprimés MELUN et fournitures de service
  

Référent:

• Pôle application des peines
• Saisie des situations pénales des transferts sans TIE
• Suivi de certains dossiers (personnes détenues médiatiques, sensibles, DPS, FNAEG, FIJAIS, FIJAIT)
• Suivi des affectations et gestion du tableau des affectations et des droits de tirage
• Suivi des personnes détenues étrangères en relation avec la Préfecture

Gestion des Ressources Humaines et management:

• Management de l'équipe du greffe
• Gestion du planning du service
• Rédaction des CREP de l'ensemble de l'équipe
• Rédaction des rapports de titularisation
• Rédaction des rapports d'activité
• Le responsable remplace son binôme en cas d'absence et tout agent en cas de force majeure.

Les missions ne sont pas exhaustives. Elles peuvent évoluer en accord avec l'agent et le responsable hiérarchique.

Connaissances :

• Textes
• Environnement professionnel
• Techniques de communication
• Outils informatiques dédiés

Savoir être :

• Rigueur
• Autonomie
• Initiative
• Réactivité
• Discrétion
• Capacité d'adaptation
• Sens de l'organisation

Savoir faire :

• Analyser et synthétiser
• Filtrer et orienter les informations
• Communiquer
• Maîtriser les délais
• Contrôler
• Conseiller

• Statistiques
• Gestion des ressources humaines
• Rédaction de rapports d'activité
• Autonomie
• Pro-activité
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation