Assistant Polyvalent H/F - Prefecture de la Corse du Sud

Groupe RIFSEEP : 2
FP2LOG02 logistique
Vos activités principales:
- Appui à la prise en charge des sollicitations logistiques,
- Appui à l'accueil des prestataires de maintenance et des fournisseurs, réception et livraison des fournitures de bureau,
- Assistance à l'aménagement des salles de réunion, de réception et déménagements de petits mobiliers.
- Appui auprès du courrier: tri et distribution sur les différents sites rattachés au SGC
- A la réception du courrier livré par la Poste, vous assurez le tri, la ventilation des plis par service et la préparation des sacoches de vaguemestre à destination des services rattachés.
- Vous assurez la remise et collecte quotidienne du courrier sur sites.
- Vous assurez l'accueil des vaguemestres des services rattachés et tous les livreurs (La poste, Chronopost, TNT, etc.)
- Vous assurez l'affranchissement des courriers départs pour la Poste
- Vous effectuez l'enregistrement de tous les courriers et parapheurs arrivés dans le logiciel de dématérialisation et d'archivage MAARCH.
- Vous assurez la gestion des boites fonctionnelles RAA (Recueil des Actes Administratifs) et TELERECOURS,
- Vous gérez la boite fonctionnelle de la préfecture de Corse-du-sud
- Vous serez amené à participer en lien avec la responsable du Pôle Coordination et Administration Générale (PCAG) au paramétrage des bases de données RAA et TELERECOURS.
- Vous serez amené à utiliser les logiciels et tableurs bureautiques connus.

Votre environnement professionnel:
Activités du service:
Le service des moyens généraux et de l'immobilier est en charge:
Dans le domaine de la logistique: 8 agents
- de préparer les salles de réunion de la préfecture,
- d'effectuer les achats divers au bénéfice des services de la préfecture,
- de répondre aux divers demandes logistiques dans le giron du SGC,
- d'accompagner les intervenants extérieurs dans le cadre des opérations de maintenance préventive et curative des sites de la préfecture, de Solférino et des résidences préfectorales.
- effectuer les déménagements des petits mobiliers de bureau.

Dans le domaine de l'immobilier: 3 agents
- d'intervenir au titre de la maintenance de 1er niveau
- de réaliser les petits travaux de maintenance divers,
- gérer le patrimoine immobilier et assurer la conduite des opérations de travaux immobiliers dans le giron du SGC.

Dans le domaine de coordination et de l'administration générale: 4 agents
- du tri et à la distribution du courrier,
- de l'enregistrement des courriers arrivés dans l'outil MAARCH
- de l'enregistrement des actes officiels dans l'outil des recueils des actes administratifs (RAA)

Composition et effectifs du service:
Le SGC2A est composé de 60 agents dont le SMGI représente 15 agents
Liaisons hiérarchique
Les responsables des pôles logistique et coordination-administration générale
Le directeur adjoint du SGC2A / chef du service des moyens généraux et de la logistique
Le directeur du SGC2A

Liaisons fonctionnelles:
les chefs de services du SGC2A
les agents du SGC2A
l'ensemble des agents de la préfecture 2A et de l'administration territoriale de l'Etat
Vos compétences principales mises en oeuvre :

Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique
requis

Connaître l'environnement professionnel
niveau initié
requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique

Savoir appliquer la réglementation
niveau initié
à aquérir

Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
requis

Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis

Savoir-être
savoir accueillir
niveau maîtrise
requis

Avoir le sens des relations humaines
niveau pratique
requis
Savoir s'exprimer oralement
niveau maîtrise
requis

• Tableur
• Traitement du courrier