Secrétaire Polyvalent H/F - CACEL

Au sein d'une association située à Porto-Vecchio, vous interviendrez en qualité de secrétaire H/F sous la responsabilité de la direction et du Président de l'association,

Missions principales :

Accueil et secrétariat général :
- Accueillir le public (élèves, parents, professeurs, visiteurs) physiquement et par téléphone
- Répondre aux demandes d'information sur les activités de l'école
- Gérer les emails, le courrier entrant et sortant
- Réaliser diverses tâches administratives : classement, archivage, mise à jour de documents...

Gestion des inscriptions :
- Accueillir et accompagner les familles pour les inscriptions/réinscriptions
- Saisir et actualiser les données dans le logiciel de gestion
- Suivre les dossiers administratifs des élèves (documents, paiements, attestations...)
- Suivi des paiements

Appui à l'organisation des événements
- Être présente sur l'ensemble des événements de l'école (concerts, auditions, spectacles, portes ouvertes.)
- Aider à la préparation logistique : matériel, salles, signalétique, encadrement des enfants, accueil du public...
- Participer activement au bon déroulement et au rangement post-événement

Communication
- Relayer les informations auprès des familles et partenaires (affichages, mails, réseaux sociaux selon le profil)
- Participer à la création ou la mise en page de documents de communication (affiches, programmes...)
- Rédaction de courrier et dossier

Profil recherché
- Formation : Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion ou communication
- Expérience : Expérience similaire ou en milieu associatif/culturel souhaitée

Qualités requises :
- Sens de l'accueil et de la communication
- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation, ponctualité
- Polyvalence, réactivité, esprit d'équipe
- Disponibilité pour les événements en soirée ou week-end
- Discrétion et respect de la confidentialité

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)
- Aisance avec les outils numériques (gestion, communication)
- La connaissance du milieu artistique (musique/danse) est un plus

Conditions de travail :
- Contrat à Durée Déterminée (CDD) jusqu'au 30 juin 2027 renouvelable
- Temps partiel : 20h par semaine

Horaires :
- Du mercredi au vendredi : 9h-13h
- Le samedi : 8h30 -16h30
Présence requise sur les événements de l'association (en soirée et week-ends)

Poste à pourvoir au plus tôt jusqu'au 30 juin 2027 avec possibilité de renouvellement.
Travail au sein d'une équipe dynamique et investie dans un environnement artistique et culturel stimulant.

Experience: 2 An(s) - Sur le même type de poste

Compétences: Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement culturel

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Création d'affiches
• Autonomie
• Organisation d'événements
• Excel
• Word
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation
• Empathie
• Capacité d’adaptation